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Arbeitsorganisation in Milchviehställen

Strukturen – Werkzeuge – Erläuterungen

DLG-Merkblatt 460

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DLG-Merkblatt 460

1. Auflage, Stand: 03/2021
(Überarbeitung des DLG-Merkblattes 384)

Autoren:

  • DLG-Ausschuss Milchproduktion und Rinderhaltung
  • Dr. Friederike Buschsieweke, agro prax Gesellschaft für Tiermedizin und Betriebsbegleitung mbH
  • Dr. Jürgen Rothert, agro prax Gesellschaft für Tiermedizin und Betriebsbegleitung mbH
  • Hanna Strodthoff-Schneider, agro prax Gesellschaft für Tiermedizin und Betriebsbegleitung mbH
  • Ulrich Westrup, Westrup-Koch GbR Bissendorf, Mitglied DLG-Ausschuss Milchproduktion und Rinderhaltung

1. Einleitung

Unter Arbeitsorganisation im Milchviehbetrieb kann die eindeutige Abgrenzung von Zuständigkeiten, die klare Definition von Aufgaben, die Strukturierung und Standardisierung von Arbeitsprozessen, das aufeinander Abstimmen von betrieblichen Abläufen sowie eine klare Kommunikation verstanden werden. Sie bietet Betrieben die Möglichkeit, durch geregelte Arbeitszeiten und klar umschriebene Arbeitsplätze als ein attraktiver Arbeitgeber auf dem „umkämpften“ Arbeitnehmermarkt aufzutreten. Darüber hinaus kann strukturierte und organisierte Arbeit zu Effizienzsteigerungen und damit zu niedrigeren Produktionskosten führen. So zeigen die Ergebnisse der DLG-Spitzenbetriebe Milcherzeugung 2020 zum einen, dass der Arbeitszeitbedarf innerhalb der Bestandsgrößen deutlich auseinander geht. In der Betriebsgrößenklasse 200 – 300 Kühe schwankt der Arbeitseinsatz von 25,4 bis 38,9 Akh/Kuh/Jahr – eine Differenz von 13,5 Akh/Kuh und Jahr! Zum anderen zeigen detailliertere Auswertungen, dass die Arbeitsproduktivität stark von der Herdengröße abhängig ist. Liegt der Arbeitseinsatz bei Betrieben mit 50 – 100 Kühen bei durchschnittlich 43,2 Akh/Kuh, so erreichen Betriebe mit mehr als 400 Kühen 29,5 Akh/Kuh/Jahr. (Quelle: DLG-Spitzenbetriebe Milcherzeugung 2020)

Die zunehmende Spezialisierung und die zunehmenden Bestandsgrößen ziehen nach sich, dass Aufgaben definiert, delegiert und kontrolliert werden müssen. Bevor der nächste Wachstumsschritt ansteht, müssen Betriebsleiter sich im Klaren sein, dass der Arbeitsorganisation, der Technisierung und Digitalisierung sowie der Mitarbeiterführung ein zunehmender zeitlicher Rahmen zugestanden werden und man Spaß an der Arbeit mit Menschen haben muss. Und: die Organisation der Arbeit muss immer vor bzw. parallel zur Stallbauplanung erfolgen! Im Idealfall definiert nicht der Stall die Arbeitsorganisation, sondern die betrieblichen Ziele und Arbeitsroutinen bestimmen die baulichen Voraussetzungen. 

Die Mitarbeiter der Betriebe unterscheiden sich zunehmend. Zum einen werden Arbeitskräfte benötigt, die die komplexen Zusammenhänge der Milchproduktion verstehen, sicher im Umgang mit der Kuh sind, Daten erheben, aus- und bewerten können. Zum anderen werden Arbeitskräfte für täglich anfallende Routinearbeiten benötigt, die täglich in gleichbleibender Qualität und „Routine“ umgesetzt werden müssen. Diese Mitarbeiter sind zunehmend fachfremd und fremdsprachig und müssen in ihren Job eingearbeitet werden.

Um die Arbeit im Milchviehstall zu strukturieren, können Instrumente aus der Unternehmens- und Mitarbeiterführung herangezogen werden, wie das Organigramm, die Stellenbeschreibungen, Arbeitspläne sowie Standardarbeitsanweisungen. Doch damit die Instrumente in der Praxis umgesetzt werden können, ist eine betriebliche Kommunikation notwendig! 

MERKE: Da die betrieblichen Ziele und Rahmenbedingungen der Betriebe stark variieren, muss die Arbeitsorganisation immer betriebsindividuell gestaltet werden.

2. Organigramm – Zuständigkeiten im Betrieb klar definieren und der Kommunikation eine Struktur geben

Im Stall ist eine kranke Kuh, der Milchaustauscher ist aufgebraucht, die automatische Abnahme im Melkstand funktioniert nicht. Wissen Ihre Mitarbeiter an wen sie sich wenden müssen?

Das Organigramm stellt grafisch die Aufbauorganisation des Unternehmens dar und grenzt die Zuständigkeiten der Mitarbeiter klar voneinander ab. Betriebsindividuell können die Geschäftsleitung, die Leitung der Betriebszweige bzw. die Funktionsbereiche und Aufgaben mit den jeweiligen Mitarbeitern dargestellt werden. Neben den Verantwortungsbereichen und der Aufgabenverteilung werden gleichzeitig die Kommunikationswege im Betrieb sowie die Hierarchie dargestellt. Während die Weisungsbefugnis ausschließlich von oben nach unten festgelegt ist, erfolgt der Informationsfluss sowohl von der Betriebsleitung zu den einzelnen Mitarbeitern, als auch von den Mitarbeitern zur Betriebsführung und somit in beide Richtungen des Organigramms. Das nachfolgende Organigramm stellt ein landwirtschaftliches Unternehmen mit vier unterschiedlichen Betriebszweigen und dem Büro als der der Geschäftsführung zugeordneten Hilfsstelle dar. Namentlich werden die verantwortlichen Personen aufgeführt sowie deren Stellvertreter. 

Im Folgenden ist ein Organigramm für den Betriebszweig Milchproduktion aufgestellt. In den grünen Kästen sind die Verantwortungsstellen bzw. die Funktionsbereiche dargestellt. In den darunter befindlichen weißen Kästen werden die Verantwortlichen und ihre Stellvertreter mit Namen aufgeführt. So ist auf einen Blick ersichtlich, wer für welchen Bereich zuständig, damit verantwortlich und im Falle einer auftretenden Frage Ansprechpartner ist. Das Organigramm sollte mit jedem Mitarbeiter besprochen und ihm ausgehändigt werden, zusätzlich an einem zentralen Platz ausgehängt und im PC gespeichert sein. 

Die Detailtiefe des Organigramms ist von der Anzahl der im Bereich der Milchproduktion arbeitenden Personen abhängig. Auch in Familienbetrieben ist es sinnvoll, die Verantwortlichkeiten klar abzugrenzen, um Aufgaben effizienter und mit weniger Reibungsverlusten umsetzen zu können.

Die Erstellung des Organigramms ist in den meisten Fällen ein dynamischer Prozess. Starten Sie damit, die Zuständigkeiten Ihres Betriebes nach dem aktuellen Stand voneinander abzugrenzen. Welche Person ist für welche Aufgaben zuständig? Welche Person ist wem über- und unterstellt. Welche Funktionsbereiche und Aufgaben lassen sich voneinander abgrenzen? Bei der Erstellung werden Sie gegebenenfalls feststellen, dass Aufgaben unter den Mitarbeitern anders zugeordnet werden können. Vielleicht kann die neue Aufgabenzuteilung sogar eine zeitliche Entlastung für Sie oder Ihren Herdenmanager/Herdsman mit sich bringen.

3. Stellenbeschreibungen – klare Zuordnung der betrieblichen Aufgaben

Wissen Ihre Mitarbeiter für welche Aufgaben sie zuständig sind? Oder hören Sie die Sätze: „Ich dachte, das macht jemand anders“, „Dafür bin ich nicht zuständig“ oder „Das wusste ich nicht“ öfter?

Ziel der Stellenbeschreibung ist es, eine genaue Auflistung aller Aufgaben und Verantwortlichkeiten jedes einzelnen Mitarbeiters des Unternehmens schriftlich zu dokumentieren. Dadurch erhält jeder Mitarbeiter ein klares Aufgaben- und Anforderungsprofil und einen abgegrenzten und klar definierten Arbeitsbereich. Für den Betrieb ergibt sich bei Vorhandensein von Stellenbeschreibungen für alle Verantwortungsbereiche ein Gesamtbild und eine Übersicht, ob alle betrieblichen Aufgaben zugeteilt sind. Darüber hinaus stellt die Stellenbeschreibung die Grundlage für eine Stellenanzeige und das Einstellungsgespräch, den Arbeitsvertrag, das Mitarbeitergespräch sowie die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Betriebsleitung dar. Sie kann darüber hinaus zur Bewertung der erbrachten Leistungen und für die perspektivische Weiterentwicklung des Mitarbeiters herangezogen werden. 

Eine Stellenbeschreibung sollte folgende Informationen enthalten:

  • Stellenbezeichnung
  • Aufgaben und Tätigkeiten
  • Weisungsbefugnisse
  • Vertretung im Falle von Urlaub und Krankheit
  • Qualitative und quantitative Ziele
  • Anforderungen an die Stelle.

Nachstehend sind zwei beispielhafte Stellenbeschreibungen dargestellt, für einen Herdenmanager und für einen Melker. Auf Grund der betrieblichen Unterschiede variieren die Aufgaben von Betrieb zu Betrieb stark, so dass hier nochmal darauf hingewiesen wird, dass auch Stellenbeschreibungen betriebsindividuell erstellt werden müssen und die vorliegenden Stellenbeschreibungen demnach nur als Beispiele zu verstehen sind.

Stellenbeschreibung Herdenmanager

AufgabenbereichEinzelaufgaben
Herdenbetreuung
Vertretung durch:
 
  • Tiergesundheit
  • Tierüberwachung/-beobachtung
  • Frischmelkerroutine
  • Brunstbeobachtung
  • Besamung Kontrolle der Umwelt (Boxen, Tränken)
 
Dokumentation
Vertretung durch:
 
  • Datenerfassung, -auswertung und - bewertung mittels Herdenmanagementprogramm 
  • Milchkontrolle Bestandsregister 
  • Vorbereitung Bestandsbesuche
 
Fütterung
Vertretung durch:
 
  • Silo- und Futtertischmanagement
  • Ermittlung der TS-Aufnahmen
  • Überwachung des Anmischens der Rationen
 
Melken
Vertretung durch:
 
  • Melken der Frischmelker
  • Überwachung der Arbeitsabläufe
  • Überwachung Melkanlage/Kühlung/Verschleiß­teile
 
Vorratsmanagement
Vertretung durch:
 
  • Bestellung Futtermittel
  • Bestellung Bedarfsmittel
 
Arbeitseinteilung/Arbeitsanleitung
Vertretung durch:
 
  • Arbeitskräfte einteilen
  • Arbeitskräfte anleiten
 
Anforderungen an die Stelle:
  • Mitarbeiterführung
  • Guter und verantwortungsvoller Umgang mit den Tieren
  • Eigenständiges Arbeiten
  • Gute Kenntnisse im Umgang mit Herdenmanagementprogrammen und
    Excel Bereitschaft Entscheidungen zu treffen Schein zum Eigenbestandsbesamer

Qualitative und quantitative Ziele:

  • Fruchtbarkeit: > 30 % Preg-Rate
  • Milchqualität: Zellzahl < 150.000
  • Futtereffizienz (kg FECM/kg TS Futteraufnahme): > 1,5
  • Aufzuchtverluste: < 5 %
 

Abbildung 3: Stellenbeschreibung Herdenmanager (Quelle: agro prax 2020, eigene Darstellung) 

Stellenbeschreibung Melker

Aufgabenbereich Einzelaufgaben
Melkanlage vorbereiten 
  • Inbetriebnahme der Anlage
  • Melkzeugkontrolle
  • Kontrolle milchführender Teile
 
Kühe holen 
  • Treiben nach Low Stress Stockmanship Methode
  • Kontrolle der Tiere (Lahmheiten, Verletzungen)
 
Melkroutine 
  • Vorgegebene Melkroutine einhalten
 
Melkstand reinigen 
  • Nach jeder Melkzeit Standfläche, Melkgeschirre und Apparaturen mit Hochdruckreiniger reinigen
 
Vorratsmanagement 
  • Wöchentliche Überprüfung der Verbrauchs­materialien wie Dippmittel, Tücher etc. und Informationsweitergabe an Herdenmanager
 
Dokumentation 
  • Dokumentation und Kennzeichnung aller ­auffälligen Tiere
 
Anforderungen an die Stelle:
  • Freude am Umgang mit Kühen
  • Verlässlichkeit
  • Teamfähigkeit
  • Umsetzung der betrieblichen Melkroutine

Qualitative und quantitative Ziele:
  • Zellzahl < 150.000
  • Jeder Strich muss vollständig mit Dippmittel benetzt sein
 

Abbildung 4: Stellenbeschreibung Melker (Quelle: agro prax 2020, eigene Darstellung) 

Stellenbeschreibungen werden vom Betriebsleiter erstellt. Sie müssen mit dem Mitarbeiter im Einstellungsgespräch durchgesprochen werden. Da die betrieblichen Rahmenbedingungen dynamisch sind (Anzahl der Kühe und Mitarbeiter, Weiterbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter, Veränderungen der betrieblichen Ziele und einzelner Prozesse) müssen die Stellenbeschreibungen regelmäßig überprüft und angepasst werden. Ein optimaler Zeitpunkt können die Mitarbeitergespräche sein. Die Stellenbeschreibung ist dem jeweiligen Mitarbeiter mit dem Arbeitsvertrag auszuhändigen und zusätzlich zentral im PC abzuspeichern. Bei Anpassungen ist die aktualisierte Stellenbeschreibung dem Mitarbeiter auszuhändigen.

4. Arbeitspläne – Aufgaben zeitlich und personenbezogenen zuordnen

Ihr Herdenmanager fällt krankheitsbedingt kurzfristig aus. Wissen Sie was zu tun ist? Und wissen andere Mitarbeiter, wer Ansprechpartner ist?
Das Ziel von Arbeitsplänen ist es, die zu erledigenden Aufgaben im Betrieb aufeinander abzustimmen und ihnen nach Möglichkeit feste Zeiten und, bei personenbezogenen Plänen, Mitarbeitern zuzuordnen. In Abhängigkeit des betrieblichen Managements können die Aufgaben in Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahrespläne eingetragen werden. Feste Routinearbeiten wie beispielsweise das Melken, die Frischmelkerkontrolle, das Füttern, das Ranschieben des Futters, die Dokumentation, die Kontrolle des Jungviehs und das Tränken der Kälber können mit dem benötigten Zeitaufwand in einen Tagesplan eingetragen werden. Um beispielsweise die Dauer von der Vorbereitung der Melkanlage bis zum Ende des Melkvorgangs einschließlich der Reinigung des Melkstandes in den Tagesplan einordnen zu können, sollte zunächst eine Zeitmessung erfolgen. Dabei sollten die einzelnen Aufgaben eines Prozesses (Vorbereiten des Melkens, die Melkarbeit, Reinigung) separat erfasst und dokumentiert werden. Neben einer realistischen Zeitplanung im Tagesplan und Abstimmung mit anderen Routineaufgaben, wird zudem der „realistische“ Bedarf an Mitarbeitern ersichtlich. Bei der zeitlichen Einordnung der einzelnen Aufgaben in den Tagesplan sind darüber hinaus die betrieblichen Ziele zu berücksichtigen: z. B., die Frischmelkerroutine soll im Anschluss an das Melken erfolgen, den Kühen soll nach der Rückkehr aus dem Melkstand frisches Futter vorliegen oder die Kälber werden mit Vollmilch getränkt, so dass das Tränken im Anschluss an das Melken erfolgt. 

MERKE: Tagespläne müssen betriebsindividuell erstellt werden. Das Prinzip „copy & paste“ kann nicht angewendet werden.

MERKE: Unabhängig von den betrieblichen Zielen sei darauf hingewiesen, dass Kühe feste Routinen lieben und täglich zu den gleichen Zeiten die gleichen Abläufe präferieren!  

Betrieblicher Tagesplan zur Darstellung der täglich wiederkehrenden Aufgaben und deren zeitliche Einordnung in den Betriebsablauf

Uhrzeit    
5:00 – 5:30Melken   
5:30 – 6:00Füttern  
6:00 – 6:30Frischmelker­routine 
6:30 – 7:00Kälber tränken
7:00 – 7:30 
7:30 – 8:00  
8:00 – 8:30    
8:30 – 9:00    
9:00 – 9:30 Futter ranschiebenMilchalarmkühe durcharbeiten 
9:30 – 10:00    
10:00 – 10:30   Besamungen
10:30 – 11:00    
11:00 – 11:30  Dokumentation 
11:30 – 12:00 Futter ranschieben  
12:00 – 12:30    
12:30 – 13:00    
13:00 – 13:30    
13:30 – 14:00    
14:00 – 14:30 Futter ranschieben  
14:30 – 15:00   Jungviehkontrolle
15:00 – 15:30    
15:30 – 16:00    
16:00 – 16:30    
16:30 – 17:00MelkenFutter ranschieben  
17:00 – 17:30   Kälber tränken
17:30 – 18:00    
18:00 – 18:30    
18:30 – 19:00    
19:00 – 19:30    
19:30 – 20:00 Futter ranschieben  

Abbildung 5: Betrieblicher Tagesplan für Routinearbeiten (Quelle: agro prax 2020, eigene Darstellung) 

Aufbauend auf dem betrieblichen Tagesplan können für Mitarbeiter wie den Herdenmanager oder den Herdsman personenbezogene Arbeitspläne erarbeitet werden. Diese umfassen dann die täglich anfallenden Aufgaben der jeweiligen Person. Sie können insbesondere hilfreich sein, wenn die Person unerwartet durch Krankheit für einen längeren Zeitraum ausfällt. Berücksichtigen Sie bei der Erstellung der Arbeitspläne des Herdenmanagers/Herdsman, dass einige Tage nicht voll ausgeplant sind, sondern Zeit bieten, um „aufgestaute Tätigkeiten“ abarbeiten zu können. Wenn Sie beispielsweise jeden Freitag die Kälber enthornen, muss das dann auch an Karfreitag durchgeführt werden? Oder können Sie das Enthornen zeitlich vorverlegen oder in die nächste Woche schieben? Oder fallen diese Kälber dann durch das Raster?

Wochenarbeitsplan Herdenmanager

MontagDienstagMittwochDonnerstagFreitagSamstagSonntag
Frischmelker melkenFrischmelker melkenFrischmelker melkenFrischmelker melkenFrischmelker melkenFrischmelker melkenFrischmelker melken
FrischmelkerkontrolleFrischmelkerkontrolleFrischmelkerkontrolleFrischmelkerkontrolleFrischmelkerkontrolleFrischmelkerkontrolleFrischmelkerkontrolle
Selektions­kühe ­versorgenSelektions­kühe ­versorgenSelektions­kühe ­versorgenSelektions­kühe ­versorgenSelektions­kühe ­versorgenSelektions­kühe ­versorgenSelektions­kühe ­versorgen
Kontrolle der KälberKontrolle der KälberKontrolle der KälberKontrolle der KälberKontrolle der KälberKontrolle der KälberKontrolle der Kälber
FutterkontrolleFutterkontrolleFutterkontrolleFutterkontrolleFutterkontrolleFutterkontrolleFutterkontrolle
TränkenpflegeSchwanz­sensoren ­anbringenTränkenpflegeKälber ­enthornenSchwanz­sensoren ­anbringenTrockensteher KontrolleTrockensteher Kontrolle
Bullenkälber verkaufen & Kälber ­umstallenKlauenbad RinderTrocken­stellen und KlauenbadKontrolle ­RinderställeTränkenpflege  
Futter ­anschiebenFutter ­anschiebenFutter ­anschiebenFutter ­anschiebenFutter ­anschieben  
  FütterungscontrollingKlauenbad ansetzenBestimmung TS-Gehalt  
  Klauenbad ansetzen Wochenend­übergabe  

Weitere Aufgaben nach Bedarf und Jahreszeit:

Besamen, Halsbänder, Fliegenbekämpfung, Räudebehandlung, Kälberställe misten und säubern organisieren,
TM-Bestimmung der Silagen, Ohrmarken-Kontrolle

 

Abbildung 6: Personenbezogener Wochenarbeitsplan für einen Herdenmanager (Quelle: agro prax 2020, ­eigene Darstellung)
 

Für Aufgaben, die nicht täglich, aber wöchentlich anfallen, kann zusätzlich oder alternativ ein betrieblicher Wochenarbeitsplan für den Betrieb hilfreich sein, der die zu erledigenden Aufgaben im Wochenverlauf darstellt. Auch hier sollten die betrieblichen Gegebenheiten und Ziele Berücksichtigung finden, beispielsweise, dass zwischen der Reinigung und Desinfektion der Kälberiglus ausreichend Zeit zum Abtrocknen besteht. Weitere Wochenaufgaben können das Abdecken des Silos, das Einstreuen der Liegeboxen, die Durchführung des Klauenbades, die Erfassung der TS-Aufnahmen, das Ausmisten, die Reinigung und Desinfektion der Iglus an festen Tagen in der Woche sein. 
Monats- und Jahrespläne können zusätzlich Aufgaben erfassen, die in der täglichen Arbeit gerne untergehen, aber dennoch eine hohe Priorität haben und in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden müssen. Zu nennen sind hier als Beispiele das Wechseln der Zitzengummis, die Überprüfung der Messer im Futtermischwagen, die Rattenbekämpfung, die Fliegenbekämpfung oder das Ausblasen der Kühlung. Erfasst werden können solche Aufgaben beispielsweise in einem Jahresplaner, der im Stallbüro hängt oder alternativ digital als Erinnerungsfunktion im PC. Wurden beispielsweise im April die Zitzengummis gewechselt und der nächste Termin ist nach drei Monaten anzusetzen, kann ein Vermerk im Monat Juli gemacht werden.

Betrieblicher Wochenarbeitsplan für den Stall

 MontagDienstagMittwochDonnerstagFreitag
VormittagSilo abdecken Silo abdecken Silo abdecken
TUBullenkälber ­verkaufen, ­weibliche Kälber umstallenKlauenpflegeTrockenstellenTS-Gehalte ­bestimmen
TU nachbereiten Kälbertaxi reinigenJungvieh ­umstallenGrundreinigung Melkstand und Milchkammer
NachmittagBoxen einstreuenKraftfutter- und Vorratslager ­reinigenBoxen einstreuenBüroräume ­reinigenBoxen einstreuen
Silo- und Beladeplatz reinigenKälberhütten ­misten und ­waschenKälberhütten ­desinfizieren  
  Technik/Misch­wagen/Lader ­reinigen  

 

Abbildung 7: Betrieblicher Wochenarbeitsplan im Stall (Quelle: agro prax 2020, eigene Darstellung)

 

Je mehr Aufgaben einzeln erfasst und dokumentiert sind und mit einem zeitlichen Bezug im Arbeitsablauf eingeordnet sind, desto einfacher wird es, Schichtpläne für den Betrieb zu erstellen. Schichtpläne stellen sicher, dass für jede Aufgabe an jedem Tag ein Mitarbeiter eingeteilt ist, dass Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst und eingehalten werden sowie die Urlaubstage eingeplant werden können. Das Einhalten von Arbeitszeiten sowie die Berücksichtigung der Urlaubswünsche sind ein Instrument, um den Arbeitsplatz in der Landwirtschaft attraktiv zu gestalten und Mitarbeiter mittelfristig halten zu können.

5. Standardarbeitsanweisungen – Arbeitsprozesse detailliert beschreiben für einen einheitlichen Standard

Die Verbrauchsmengen der zwei Komponenten des Dippmittels, die im Verhältnis 1:1 zu mischen sind, unterscheiden sich deutlich. Sie beobachten beim Reinigen Ihrer Stiefel im Melkstand zufällig, wie ein Melker das Dippmittel mischt. Die abgefüllten Einzelmengen der beiden Komponenten weichen deutlich voneinander ab. Auf Nachfrage bezüglich des Mischungsverhältnisses hören Sie: „Das hat mir noch keiner gesagt.“ und „Das wusste ich nicht.“ Um solche Situationen möglichst zu vermeiden, können Standardarbeitsanweisungen oder auch SOP (Standard Operating Procedure) genannt, zum Einsatz kommen. Eine SOP ist eine „Schritt für Schritt“-Anweisung, wie eine Aufgabe oder ein Prozess im Betrieb durchgeführt werden soll. Entscheidend ist, 

  • dass sie einfach zu lesen 
  • einfach zu verstehen und 
  • hilfreich bei der Arbeitserledigung ist.

Eine SOP wird vom Verantwortlichen des Prozesses geschrieben und von den durchführenden Mitarbeitern gegengecheckt und im Praxiseinsatz getestet. Zusätzlich ist es sinnvoll, eine SOP von einem externen Berater auf fachliche Richtigkeit überprüfen zu lassen. Der Verantwortliche definiert die Ziele des Arbeitsprozesses, die einzelnen Arbeitsschritte und damit die Detailtiefe, die im jeweiligen Arbeitsprozess umgesetzt werden soll. Generell gilt: je mehr Details, desto einheitlicher können Arbeitsschritte umgesetzt werden. ABER genau diese vielen Details enden in viel Text, der abschreckt und nicht gelesen wird. Abhilfe gegen viel Text können Bilder einzelner Aufgabenschritte schaffen.

Die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen erfordert Know-how und, insbesondere bei den ersten Umsetzungen, Zeit. Man sollte sich davon jedoch nicht abschrecken lassen, denn die Zeit, die die Erstellung in Anspruch nimmt, kann bei der späteren Umsetzung im Betrieb 

  • täglich Zeit einsparen 
  • die Arbeitsqualität vereinheitlichen 
  • die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtern. 

Nicht alle Bereiche lassen sich leicht in einer SOP darstellen. Die Frischmelkerkontrolle, das Kälbertränken und die Erstversorgung des Kalbes sind jedoch gut geeignete Bereiche für die ersten eigenen SOPs.

Auf diese Punkte sollten Sie bei der Erstellung einer SOP achten:

  • Ziele einer SOP: Was wollen Sie mit Ihrer SOP erreichen? Definieren Sie ein klares Ziel für Ihre beschriebene Aufgabe! Beispielsweise ist bei einer SOP zur Bestimmung der Kolostrumqualität das Ziel, dass Ihre Kuhkälber mit einem bestmöglichen Kolostrum versorgt werden. Mit einer SOP zur Frischmelkerkontrolle wollen Sie erzielen, dass sie möglichst schnell und früh kranke Kühe nach dem Kalben finden. Denken Sie bei der Formulierung daran, dass die zuständigen Mitarbeiter das Ziel mit der SOP erreichen können. Ihre Mitarbeiter werden mit einer optimal durchgeführten Frischmelkerkontrolle dazu beitragen, dass langfristig weniger Kosten entstehen, aber Ihr Oberziel eines höheren Betriebszweigsergebnisses werden sie allein mit der SOP nicht erreichen.
  • Arbeitsprozess in Teilschritte zerlegen: Zerlegen Sie Ihren Arbeitsprozess in einzelne, kurz zu beschreibende Schritte. Hilfreich kann es auch sein, wenn Sie den Arbeitsprozess nochmal beobachten und parallel beschreiben. Am Beispiel des Melkens: untergliedern Sie zunächst die Teilaufgaben, wie das Vorbereiten, das Vormelken, das Ansetzen, das Dippen, das Nachbereiten. Gehen Sie dann in die Tiefe und beschreiben Sie in kurzen prägnanten Sätzen die einzelnen Schritte. Schreiben Sie die Sätze im Imperativ: „Ermelke zwei Strahlen Milch aus jedem Euterviertel“. Hier geht es nicht um Höflichkeit, sondern um kurze, einfach zu verstehende Sätze.
  • SOP-Format: Ihnen stehen die drei Formate Einzelschrittformat, hierarchisches und grafisches Format zur Verfügung. Welches Format Sie für Ihre SOP verwenden, hängt davon ab, wie viele Einzelschritte Ihnen wichtig sind, ob Sie mit vielen Bildern und wenig Text arbeiten, ob Entscheidungen getroffen werden müssen und von der zu beschreibenden Tätigkeit. Siehe dazu die aufgeführten Beispiele in Abbildung 9 - 11.
  • Titel: Geben Sie Ihrer SOP einen kurzen, aber eindeutigen Titel, beispielsweise „Frischmelkerkontrolle“, „Bestimmung der Kolostrumqualität“ oder „Melkprozess“. Ein Titel lässt auf den ersten Blick erkennen, worum es in der SOP geht und im PC lassen sich die SOPs schnell wiederfinden.
  • Datum: Notieren Sie auf der SOP das Datum der Erstellung. So können Sie jederzeit nachvollziehen, auf welchem Stand Ihre SOP ist.
  • Speicherort: Fügen Sie auf der SOP den Speicherort im PC ein. Das klingt vielleicht banal, aber bei der zunehmenden Digitalisierung sollten Sie einen schnellen Überblick haben, wo Sie Ihre Dokumente abgespeichert haben und wo auch Ihre Mitarbeiter bei Bedarf die SOP finden können.
  • SOP in der Praxis testen: Lassen Sie einen Mitarbeiter die Aufgabe strikt nach der SOP abarbeiten. Beobachten Sie die Durchführung und sprechen Sie die SOP danach mit dem Mitarbeiter durch. Eventuell sind Teilprozesse nicht eindeutig beschrieben oder nicht stimmig aufgebaut. Bearbeiten Sie die SOP nach. Alternativ können Sie auch eine Person aus einem anderen Bereich bitten, die SOP in der Praxis umzusetzen. Je weniger Kenntnisse die Person zu der Aufgabenerledigung mitbringt, umso schneller wird ersichtlich, wie verständlich die SOP ist.
  • SOP am Arbeitsplatz aushängen: Ziel der SOP ist es, dass eine einheitliche Durchführung der Aufgabe von allen Mitarbeitern erreicht wird. Dazu müssen Sie die SOP genau dort aushängen, wo die Aufgabe umgesetzt wird. So haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, jederzeit nochmal die Ziele und Einzelschritte nachzuvollziehen. Damit alle lange Freude an der SOP haben, sollte diese einlaminiert werden, damit Schmutz entfernt und eine lange Lesbarkeit erreicht werden kann.
  • Mitarbeiter in die SOP einarbeiten: Wichtig ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter in die SOP einarbeiten, unabhängig von der Detailtiefe. Besprechen Sie die SOP mit Ihren Mitarbeitern, erläutern Sie Ihre Ziele, begründen Sie fachlich die Teilschritte und Ziele und begleiten Sie den Arbeitsprozess beim ersten Mal. Je besser Sie Ihre Ziele und die Notwendigkeit der einzelnen Schritte darstellen können, desto besser können Sie Ihre Mitarbeiter mitnehmen. Und Sie bringen Ihnen Wertschätzung entgegen.
  • Kontrolle: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.“ Dieser Spruch passt auch zur Umsetzung der SOP. Führen Sie für sich Kontrollpunkte ein, anhand derer Sie die Durchführung kontrollieren und gegebenenfalls nachfassen können. Wollen Sie beispielsweise die Melkroutine überprüfen und Sie haben die technischen Möglichkeiten, dann werten Sie regelmäßig die Melkprotokolle aus. Wollen Sie die Kolostrumversorgung Ihrer Kälber überprüfen, ziehen Sie Blutproben Ihrer Kälber zur Bestimmung des Ig-Gehaltes im Blut.

Nachstehend sind die drei SOP-Beispiele der jeweiligen Formate dargestellt, die Sie für die Erstellung Ihrer SOP auswählen können:

Einzelschrittformat

Hierarchisches Format

Arbeitsroutine Melken
                                   Ziel: für alle Tiere gleiche Routine, effizienter Arbeitsablauf                                         

A. Vorbereitung

            

            

B. Melkroutine
2 x 6 Tiere/Melker

            

            

C. Nacharbeit

            
  1. Einige Dich mit Deinen Kollegen, in welchem Arbeitsbereich Du arbeitest.       
  2. Befülle die Dipbecher mithilfe des Litermaßes mit der jeweils gleichen Menge jeder Dipmittelkomponente (1:1-Gemisch).           
  3. Packe ausreichend Eutertücher für den ersten Durchgang in Deine Schürzentasche.
            
             
  1. Beginne bei Tier 1: Ermelke zwei Strahlen Milch aus jedem Euterviertel              
  2. Kontrolliere Milch und Euter auf Anzeichen einer Euterentzündung.        
  3. Reinige die Zitze mit einem Abschnitt des Eutertuches. Reinige anschließend die Zitzenkuppe nochmal gesondert.           
  4. Lass das Eutertuch rotieren, um mit einem neuen Abschnitt des Tuches die nächste Zitze zu reinigen (usw.). Lege das benutzte Tuch auf der Standfläche ab.   
  5. Wiederhole Schritt 1. bis 4. bei den Tieren 2 bis 6.    
  6. Setze Tier 1 so an, dass das Melkzeug senkrecht und gleichmäßig unter dem Tier hängt. Verfahre ebenso bei Tier 2 bis 6.   
  7. Wiederhole Schritt 1. bis 7. bei den Tieren 6 bis 12.  
  8. Wechsle zur anderen Melkstandseite. 
  9. Gehe dort zu Tier 1, dippe alle vier Zitzen so, dass diese unten zu zwei Dritteln mit Dipmittel bedeckt sind.
  10. Verfahre ebenso bei allen anderen Tieren der Melkstandseite.
  11. Öffne den Austrieb und sammle die gebrauchten Eutertücher ein.      
  12. Korrigiere verdrehte Melkzeuge. 
  13. Nimm Dir saubere Eutertücher für den nächsten Durchgang.
            
             
  1. Entferne das restliche Dipmittel aus dem Becher.         
  2. Reinige die Dipbecher gründlich mit heißem Wasser, bis keine Dipmittelreste mehr im Spülwasser zu sehen sind.       
  3. Hänge den Dipbecher bis zur nächsten Melkzeit umgedreht auf.            
            

                          

+ detailierte Darstellung der Arbeitsschritte
+ gute Übersichtlichkeit
– bei zu viel Text wird SOP nicht gelesen

Abbildung 10: SOP im hierarchischen Format „Melkroutine“ (Quelle: agro prax 2020, eigene Darstellung)

+ mehrere Entscheidungen darstellbar                                                                 

Abbildung 11: SOP im grafischen Format, Flowchart „Kolostrummanagement“ (Quelle: agro prax 2020, eigene Darstellung) 

Da Standardarbeitsanweisungen für die tägliche Arbeit erstellt werden, müssen sie am jeweiligen Arbeitsplatz der auszuführenden Aufgabe ausgehängt werden. Nur so werden die Mitarbeiter die SOP lesen. Achten Sie darauf, dass Sie die SOP regelmäßig überprüfen und überarbeiten, sobald sich Arbeitsschritte im Prozess verändert haben. Nur eine aktuelle SOP wird auch befolgt!

Die SOP erleichtern die Einarbeitung fachfremder und fremdsprachiger Mitarbeiter. Insbesondere bei der Zusammenarbeit mit fremdsprachigen Mitarbeitern kann es hilfreich sein, die SOPs mit Bildern aufzubauen und sie übersetzen zu lassen. Anhand der SOP können die Ziele und einzelnen Arbeitsschritte erläutert werden und der Mitarbeiter kann diese je nach Bedarf nochmal durcharbeiten, wenn er sich bei der täglichen Umsetzung der Aufgaben unsicher ist. Neben den Arbeitsanweisungen sind regelmäßige Mitarbeiterschulungen unerlässlich. Auch hier kann die SOP als Grundlage zur Besprechung der Zielsetzung und der einzelnen Arbeitsschritte zugrunde gelegt und durch weitere Fachinformationen ergänzt werden. In der Praxis hat sich gezeigt, dass Schulungen, die von Dritten (Beratern) durchgeführt werden, besser aufgenommen werden. Ergänzen Sie daher Ihre betriebseigenen Schulungen regelmäßig mit Schulungen von Dritten.

Allein die Einarbeitung in die SOP und das Vorhandensein dieser gewährleisten nicht, dass die Arbeits­schritte eingehalten und die Ziele erreicht werden. Vielmehr ist eine kontinuierliche Kontrolle notwendig. Diese kann durch das Beobachten des Tierverhaltens, das Auswerten von festgelegten Kennzahlen (Einzeltiermelkzeiten, Auswertung Waage des Futtermischwagens), die Überprüfung von Kontrollpunkten (Milchfilter, Blutproben von Kälbern) oder unangekündigten Besuchen im jeweiligen Bereich durchgeführt werden. 

6. Betriebliche Kommunikation und Mitarbeiterführung

Wollen Sie die Arbeitsorganisation im Betrieb erfolgreich und langfristig etablieren, müssen Sie parallel dazu Kommunikationswege aufbauen. Sie dienen dazu Informationen weiterzugeben, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu delegieren, Abweichungen in den Zielen und Aufgaben zu korrigieren und Mitarbeiter zu motivieren. Dafür können Ihnen folgende Instrumente einen Rahmen geben, um Kommunikation im Betrieb zu etablieren: regelmäßige Teammeetings, halbjährliche/jährliche Mitarbeitergespräche, Delegations- und Kritikgespräche, ein Kanban Board, digitale Plattformen, gemeinsame Mahlzeiten und gemeinsame Events für das Team.

Teammeeting

Wie oft, wann und in welcher Zusammensetzung Teammeetings stattfinden, hängt von der Anzahl der Mitarbeiter und der zu besprechenden Themen ab. Wöchentliche Meetings beispielsweise zwischen dem Betriebsleiter und dem Herdenmanager/Herdsman können dazu genutzt werden, bevorstehende Aufgaben gemeinsam zu planen, neue Aufgaben zu vergeben, Probleme zu besprechen oder neue Ideen zu sammeln. Nehmen Sie Ideen und Anregungen Ihrer Mitarbeiter auf, hier können gute Verbesserungsvorschläge stecken. Regelmäßige Meetings mit den Melkern können dazu dienen, auftretende Probleme frühzeitig zu erkennen und zu besprechen, Melkzeiten mit den Mitarbeitern auszuwerten und gegebenenfalls Änderungen einzuführen, den Zusammenhalt untereinander zu steigern und den Melkern Wertschätzung entgegenzubringen. 

Unabhängig von der Zusammensetzung des Meetings sind folgende Aspekte wichtig:

Abbildung 12: Werkzeuge für ein Teammeeting (Quelle: agro prax 2020, eigene Darstellung)

Mitarbeitergespräche

Mitarbeitergespräche sollten mindestens einmal jährlich mit jedem einzelnen Mitarbeiter geführt werden. Ziel des Gespräches ist es, die Arbeit und erbrachte Leistung des Mitarbeiters gemeinsam zu besprechen, seine Arbeitszufriedenheit und eventuell vorliegende Probleme zu beleuchten sowie Perspektiven und neue Ziele festzusetzen. 

Entscheidend ist, dass Sie sich als Vorgesetzter Zeit für Ihren Mitarbeiter nehmen! Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor, wählen Sie einen ruhigen Ort für das Vier-Augen-Gespräch und setzen Sie einen Zeitrahmen fest. Kündigen Sie das Gespräch etwa zwei Wochen vor dem Termin an, damit sich auch der Mitarbeiter entsprechend darauf vorbereiten kann. Hilfreich kann es auch sein, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter einen Gesprächsleitfaden an die Hand geben – welche Punkte möchten Sie mit ihm besprechen. Nehmen Sie während des Gesprächs keine Telefonate entgegen, beantworten Sie keine Mails und Nachrichten auf dem Handy. Ihr Mitarbeiter wird sich Ihnen nur öffnen, wenn der entsprechende Rahmen stimmt und ihm Wertschätzung entgegengebracht wird. Wenn es für Sie hilfreich ist, erstellen Sie sich einen Fragebogen, der Sie als eine Art roter Leitfaden durch das Gespräch führen kann. Auch die Zuhilfenahme der Stellenbeschreibung kann Ihnen als Leitfaden im Gespräch helfen. Wichtig ist, dass das Gespräch kein Monolog Ihrerseits ist, sondern ein Dialog zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter. 

Abbildung 13: Rahmen für ein Mitarbeitergespräch (Quelle: agro prax 2020, eigene Darstellung)

Delegationsgespräche

„Ich mache das eben schnell selber.“ Dieses Prinzip wird ab einer gewissen Betriebsgröße nicht mehr funktionieren und Sie müssen lernen zu Delegieren. Delegation schafft Ihnen Freiräume für Ihre Kernaufgaben, Sie können die Kapazitäten Ihres Teams optimal nutzen, durch Übertragung von Aufgaben können Sie auch die Motivation Ihrer Mitarbeiter steigern und Ihren Mitarbeitern Stück für Stück Verantwortung übertragen. Sollten Ihre Mitarbeiter Einwände haben, dann versuchen Sie im Gespräch Verständnis aufzubringen, ersetzen Sie in Ihrer Argumentationskette das „aber“ durch ein „und“, machen Sie deutlich, dass Ihnen die Aufgabe und Durchführung durch den Mitarbeiter wichtig ist und versuchen Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter einen Weg für die Erledigung der Aufgabe zu finden (Was ist zu tun, wie soll vorgegangen werden). Begleiten Sie Ihren Mitarbeiter bei der neuen Aufgabe, aber ziehen Sie sich schrittweise zurück. Und führen Sie abgesprochene Kontrollen ein, das gibt Ihnen und Ihrem Mitarbeiter Sicherheit. Und vergessen Sie nicht zu loben!

Kritikgespräche 

Eine behandelte Kuh wurde nicht ausreichend markiert und in den Tank gemolken. Der Schaden ist groß. Das jetzt ein Kritikgespräch ansteht ist keine Frage, aber wie? Ziel des Gespräches ist es, das Problem zu lösen und den Fehler aufzuklären, eine Plattform zu schaffen, auf der beide Seiten ihre Sicht darstellen können und Wege zu schaffen, dass sich dieser Fehler nicht wiederholt. Achten Sie darauf, dass das Gespräch sachlich und ruhig abläuft, Zahlen, Daten und Fakten den Sachverhalt darstellen und beide Seiten respektvoll miteinander umgehen. Vermeiden Sie auf jeden Fall die Kritik unsachlich und laut anzubringen, werden Sie nicht persönlich und beleidigend und besprechen Sie das Problem nicht vor Kollegen, sondern unter vier Augen. Hilfreich kann die „konfliktfreie Kommunikation“ sein, die u. a. die „Ich-Form“ nutzt, z. B. „Ich habe gesehen, dass die Dokumentation der auffälligen Kühe im Melkstand nicht ordentlich geführt wurde. Ich würde mir wünschen, dass in die Dokumentation wieder mehr Sorgfalt hineinkommt, damit wir die entstandene Problematik vermeiden können.“ Das Gespräch muss immer mit einer Problemlösung und einer Entscheidung enden, damit das Problem sich nicht wiederholt. 
 

Kanban Board

Sie haben im Teammeeting verschiedene Aufgaben besprochen und Ideen entwickelt, die nun im Betrieb umgesetzt werden sollen. Damit diese Ergebnisse des Teams nicht in der täglichen Arbeit untergehen und jeder über den aktuellen Stand der Bearbeitung informiert ist, kann ein Kanban Board hilfreich sein. Das Kanban Board in Form eines Whiteboards oder einer Pinnwand, ist in drei Spalten unterteilt: TO DO, In Bearbeitung/in Progress und Erledigt/Done. Die einzelnen Aufgaben oder Ideen werden beispielsweise auf selbstklebende Post-its geschrieben und in die erste Spalte untereinander aufgeführt. Sind zeitliche Freiräume vorhanden oder wurde ein Mitarbeiter mit einer To Do Aufgabe betraut, nimmt er das entsprechende Post-it aus der ersten Spalte „TO DO“ heraus und klebt es in die zweite Spalte „in Bearbeitung/in Progress“. So wird für jeden ersichtlich, dass die Aufgabe in Bearbeitung ist. Ist die Aufgabe erledigt, kann das entsprechende Post-it aus der zweiten Spalte in die dritte Spalte „Erledigt/Done“ übertragen werden. Im Rahmen der Meetings können Informationen zum Verlauf, zu eventuell auftretenden Problemen und zu den Ergebnissen weitergegeben werden. 

Abbildung 14: Kanban Board im Betrieb (Quelle: Charlotte Rothert, CowFile)

Digitale Plattformen

Die Digitalisierung bietet verschiedene technische Möglichkeiten für die betriebliche Kommunikation und den Informationsaustausch. So können beispielsweise WhatsApp-Gruppen für das gesamte Team oder auch für kleinere Fachteams erstellt werden, wie die Melker, die Herdenmanager, die Fütterer. So können Aufgaben, die erledigt wurden oder die noch zu erledigen sind, ausgetauscht werden. Treten Fragen auf, können auch diese zum Teil über die Gruppen beantwortet werden. Vermeiden muss man aber die gezielte Kritik an einem Mitarbeiter in der Gruppe. Kritik an der Aufgabenerledigung oder bei auftretenden Fehlern sollte immer unter vier Augen mit der betroffenen Person besprochen werden (siehe Kritikgespräch).

Gemeinsame Mahlzeiten und Events für das Team

Um den Zusammenhalt im Team zu stärken und auch Möglichkeiten für den Austausch über die Funktionsbereiche hinaus oder auch für private Gespräche einräumen zu können, können gemeinsame Frühstücks- oder Mittagspausen eingeführt werden, regelmäßige gemeinsame Freizeitaktivitäten wie ein gemeinsames Abendessen, eine gemeinsame Sportaktivität, eine Weihnachtsfeier, ein Grillabend oder ein gemeinsamer Besuch einer Tagung oder Messe. Der Kreativität des Teams sind hier keine Grenzen gesetzt. 

7. Fazit

Durch die Einführung einer strukturierten Arbeitsorganisation können Verantwortungsbereiche klar definiert und Aufgaben eindeutig Mitarbeitern zugeordnet und somit effizientere Arbeitsabläufe geschaffen werden. Die Arbeitspläne stellen sicher, dass für die täglichen Aufgaben Mitarbeiter eingeteilt sind und alle Aufgaben erledigt werden. Ihre Ziele in den einzelnen Betriebsbereichen können Sie über Standardarbeitsanweisungen einbringen und so eine einheitliche Vorgehensweise erreichen. Mit der die Arbeitsorganisation umrahmenden betrieblichen Kommunikation halten Sie Ihr Team auf dem aktuellen Stand der Planung und Entwicklung, Sie können frühzeitig auftretende Probleme und Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern erkennen und entsprechend gegenwirken. Als übergeordnete Ziele stellen sich eine höhere Tiergesundheit, ein höheres Leistungsniveau, eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter, geregelte Arbeits- und Freizeiten und eine höhere Wirtschaftlichkeit Ihres Betriebes ein.

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Kontakt

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