DLG e.V. - DLG-Merkblatt 412: Nutzung Buchhaltung

Nutzung der Buchhaltung zur optimalen Betriebsführung DLG-Merkblatt 412

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Autoren:

– Ausschuss für Wirtschaftsberatung und Rechnungswesen
– Dr. agr. habil. Victoria Prinzessin von Sachsen-Coburg und Gotha,
Accountmanagement, LAND-DATA, Visselhövede
– Dr. Hermann Spils ad Wilken,
Sozietät Dr. Lange · Brodersen · Dr. Spils ad Wilken,
Rechtsanwälte · Steuerberater · Wirtschaftsprüfer, Uelzen

1. Einleitung

Landwirte stehen in der heutigen Zeit vor vielfältigen Herausforderungen. Dazu gehören:

  • Auswirkungen des Strukturwandels
  • Weiterentwicklung des Betriebes
  • Spezialisierung
  • Entwicklung neuer Betriebszweige
  • Aufgabe von Betriebszweigen (z. B. aufgrund des Preisverfall bei Schweinen und der Milchproduktion)
  • vollständige Betriebsaufgabe, etc.

Dabei sind die Rahmenbedingungen durch die gestiegenen gesetzlichen Anforderungen aber auch durch das gestiegene öffentliche Interesse bzw. die vielfach kritischeren Berichterstattungen in Presse, Rundfunk und Fernsehen immer komplexer geworden.

Um unter diesen vielschichtigen Voraussetzungen betriebliche Entscheidungen treffen zu können, ist es unabdingbar, sich mit den eigenen betriebswirtschaftlichen Zahlen, Daten und Fakten auseinander zu setzen. Neben den Unternehmern, die sich dieser Herausforderung ohne Unterstützung stellen, ist zu beobachten, dass mit zunehmender Komplexität der Sachverhalte vermehrt auf die Unterstützung von Betriebsberatern zurückgegriffen wird.

Das Beratungsangebot ist inzwischen äußerst vielfältig und umfasst z. B. neben der Marktanalyse, der Unternehmensberatung, der Persönlichkeitsentwicklung und diversen anderen Teilbereichen der Beratung auch die Analyse der Buchführung und darauf basierend das Risikomanagement.

Die meisten Buchführungssysteme bieten eine Vielzahl unterschiedlichster Auswertungen an. Diese sind für die Tätigkeit der Buchstellen und Steuerberatungsgesellschaften sowie zur Unterstützung der Unternehmer selbst und für die externe betriebswirtschaftliche Beratung hervorragend geeignet.

Die Praxis zeigt, dass bei den Unternehmern und Beratern oft nicht bekannt ist, welche Auswertungen die Zahlen, Kennzahlen und Werte enthalten, die als Entscheidungsgrundlagen genutzt werden können. Weiterhin fehlt die Kenntnis welche Auswertungen in den einzelnen Buchführungssystemen zur Verfügung stehen. Dies führt oftmals zu:

  • unnötiger doppelter Erfassung von Daten,
  • Möglichkeit von Übertragungsfehlern,
  • unnötigem Zeitaufwand mit den daraus resultierenden Folgekosten,
  • ungenutzten Informationsquellen,
  • Frustration bei den Beteiligten und
  • Beschwerden über die unterschiedlichen Buchführungssysteme.

Diese Informationslücke soll mit diesem Merkblatt geschlossen werden. Dabei wird der Schwerpunkt auf die Analyse der Buchführung gelegt.
Die Gliederung erfolgt nach der Relevanz der Auswertungen.

  • Relevante betriebswirtschaftliche Auswertungen
  • Nur bedingt relevante Auswertungen
  • Zusätzlich zur Verfügung stehende Auswertungen

Auf Auswertungen, die überwiegend steuerlich motiviert sind und speziell für die Arbeit in den Steuerberatungskanzleien gedacht sind und somit keinen betriebswirtschaftlichen Bezug haben, wird hier bewusst nicht eingegangen.

2. Controlling-Instrumente der Buchhaltung

2.1    Einführung

Im Rahmen der Buchführungsarbeiten wird eine Vielzahl von Daten erfasst, die sich mit Hilfe des internen Rechnungswesens (Controlling) nutzen lassen. In der Landwirtschaft gehören die Bewegungsdaten der Natural- und Viehbestände zu den relevanten Informationen, die sowohl für die Erstellung eines BMEL-Jahresabschlusses benötigt werden als auch zum laufenden Controlling herangezogen werden können. In diesen Daten spiegelt sich in der Regel das unternehmerische Leistungsvermögen. Deshalb finden sich in der landwirtschaftlichen Buchführung eine Vielzahl von Auswertungen, die durch Mengenangaben ergänzt sind. Zu diesen Mengenangaben gehören neben der Menge selbst auch noch die Angaben von Stückzahlen, Preisen, Durchschnittmengen und Durchschnittsgewichten (Abbildung 1).

Es soll an dieser Stelle noch einmal besonders darauf hingewiesen werden, dass die Aussagekraft und inhaltliche Qualität der Auswertungen nur so gut ist, wie die zugrundeliegende Buchhaltung. Je zeitnäher und detaillierter gebucht werden kann, umso höher ist der Informationsgehalt der Auswertungen.

Dazu ist es allerdings notwendig, dass das Zusammenspiel und die Arbeitsteilung zwischen Unternehmer – Steuerberater und/oder Buchstelle möglichst gut funktioniert. Das bedeutet in der Praxis, dass die Belege vollständig zur Verfügung gestellt werden und mit allen wichtigen Informationen versehen sind, wie z. B. Kostenstellen, Viehbewegungen mit Angaben zu Geburten, Todesfälle etc. mit möglichst exakten Datumsangaben und der Verbrauch an Waren und Vorräten, um eine fortlaufende Bestandsführung und -bewertung zu ermöglichen. Besonderes Augenmerk ist auf unterjährige Abgrenzungen und das Verbuchen von Abschreibungen zu legen. Nur dann lassen sich aus der Buchhaltung zutreffende Leistungsdaten und Erfolgskennzahlen ermitteln.

Selbstbuchende Unternehmer haben hier den Vorteil der besseren Verfügbarkeit über Detailinformationen. Alle anderen, die den Weg einer arbeitsteiligen Erstellung der Buchhaltung gewählt haben, stehen vor der Herausforderung, den Informationsfluss mit der Buchstelle so abzustimmen, dass ein größtmöglicher Nutzen für den Unternehmer entsteht und die Arbeiten für das Finanzamt zum Nebenprodukt werden. Der Nutzen liegt in aussagekräftigen Auswertungen zur Unterstützung des Controllings.

2.2 Relevante betriebswirtschaftliche Auswertungen

2.2.1     Betriebswirtschaftliche Auswertungen

Die erste Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) wurde von DATEV Ende der 60er Jahre entwickelt. Der Schwerpunkt lag dabei vor allem bei kleinen und mittelständischen Unternehmen der Industrie, des Handels und des medizinischen Bereichs. Ausgehend von dieser Standard-BWA wurden verschiedene Varianten entwickelt. Andere Anbieter haben sich an dieser Vorgabe orientiert und spezielle Branchenlösungen auch für die Landwirtschaft entwickelt.

Die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen stellen ein hervorragendes Instrument zur Analyse und Controlling eines Unternehmens dar. Sie werden heute deshalb zu Recht zu den wichtigsten Auswertungen der internen und externen Buchführung gezählt. Kreditinstitute nutzen die BWA als ein wesentliches Informationsinstrument zur Beurteilung der Bonität der Unternehmen. Die BWA erfüllt folgende Aufgaben:

  • Komprimierung der Zahlen der Finanzbuchführung
  • Aufbereitung der Daten nach betriebswirtschaftlichen und unternehmensspezifischen Gesichtspunkten
  • Darstellung wichtiger, aussagekräftiger, betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und Daten
  • Basis für fundierte betriebswirtschaftliche Beratung
  • Basis für Entscheidungen

Neben einer BWA, die sich ausschließlich auf das aktuelle Wirtschaftsjahr bezieht, haben sich auch BWA-Formen herauskristallisiert, die unterschiedliche Zeitreihen berücksichtigen. Es gibt folgende Grundvarianten der BWA:

  • Kurzfristige Erfolgsrechnung (siehe Kapitel 2.2.1.1)
  • Vorjahresvergleich (s. Kapitel 2.2.1.2)
  • Jahresübersicht (s. Kapitel 2.2.1.3)
  • 3-Jahresübersicht (s. Kapitel 2.2.1.4)

Neben den Zeitreihen und Vorjahresvergleichen zählen grafische Aufarbeitungen der Daten zu den wichtigen Qualitätskriterien, die heute an eine BWA gestellt werden. Vielfach wird unter BWA auch eine Zusammenstellung mehrerer Auswertungen verstanden.

Besonders die Auswertungen mit Mengenangaben eignen sich sehr gut zur laufenden Kontrolle. Folgende Informationen können, je nach Sachkonto, ausgegeben werden:

  • Gewichte
  • Preis pro Gewichtseinheit
  • Stück
  • Preis pro Stück
  • Durchschnittsgewicht pro Stück

Aus diesen Informationen lassen sich die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen ableiten, die dem Unternehmer unterjährig laufende Leistungsdaten, wie z. B. Futterverbrauch, Schlachtgewichte der Mastschweine, Milchleistung etc. liefern.

Nachfolgend werden die Grundvarianten der BWA dargestellt.

2.2.1.1 Kurzfristige Erfolgsrechnung

Mittels der Kurzfristigen Erfolgsrechnung wird das vorläufige Ergebnis der unternehmerischen Tätigkeit im Bezug zum gewählten Auswertungszeitraum durch Auswertung der Ertrags- und Aufwandskonten ermittelt. Das Betriebsergebnis stellt den Gewinn/Verlust des Unternehmens dar. Der Aufbau entspricht der Gewinn- und Verlustrechnung.

Der Auswertungszeitraum umfasst in der Regel einen Monat oder ein Quartal. Je nach Anbieter können zum Teil auch frei gewählte Zeiträume ausgewertet werden. Das zeitraumabhängige Ergebnis wird dann den kumulierten Zahlen des laufenden Wirtschaftsjahres, den sogenannten aufgelaufenen Jahreswerten, gegenübergestellt.

Besonderes Kennzeichen der Kurzfristigen Erfolgsrechnung ist der Ausweis der prozentualen Anteile der einzelnen Erlös- oder Aufwandspositionen am Gesamterlös oder Gesamtaufwand. Diese Werte werden ebenfalls für die kumulierten Werte ermittelt.

Neben dem Betriebsergebnis/vorläufigem Ergebnis der ausgewerteten Periode können die einzelnen Ertrags- und Aufwandspositionen zueinander ins Verhältnis gesetzt werden. So kann fortlaufend kontrolliert werden, ob z. B. der Aufwand zum Ertrag im angestrebten Verhältnis steht. Bei unerwünschten Abweichungen kann nach betriebsindividuellen Möglichkeiten reagiert werden.

Die kurzfristige Erfolgsrechnung ist bei frei wählbaren Auswertungsperioden, auch gut geeignet, um z. B. einzelne Mastschweine- oder Hähnchendurchgänge gegenüber zu stellen und zu analysieren. Dazu sind mehrere Kurzfristige Erfolgsrechnungen über die gewünschten Perioden zu erstellen. Diese können anschließend miteinander verglichen werden.

Die Mengenangaben können die Analyse der Informationen zusätzlich ergänzen und wichtige Hinweise auf Entwicklungen liefern.

2.2.1.2 Vergleichs-BWA-Vorjahr

Im Rahmen des Vorjahresvergleichs werden der aktuellen Auswertungsperiode die Werte des Vorjahres gegenüber gestellt (Abbildung 2). Der Aufbau der Auswertung entspricht dem der kurzfristigen Erfolgsrechnung.

Es wird die aktuelle Buchungsperiode und/oder das kumulierte Ergebnis den Ergebnissen des Vorjahres gegenübergestellt. Je nach Buchführungssystem kann bei den Vergleichszeiträumen gewählt werden zwischen dem exakt gleichen Zeitraum des Vorjahres (Abbildung 2) oder dem gesamten Vorjahreszeitraum (Abbildung 3). Die Abweichungen werden sowohl absolut als auch relativ dargestellt.

Beim Wert des Vorjahresvergleiches besteht die Möglichkeit, Entwicklungen erkennen zu können, die bei der ausschließlichen Betrachtung der aktuellen Werte, wie z. B. mit Hilfe der kurzfristigen Erfolgsperiode, nicht deutlich werden würden. Die BWA mit Vorjahreswerten stellt somit eine wichtige Ergänzung der Controlling-Auswertungen dar.

Auch hier erhöhen zusätzliche Mengenangaben den Informationswert erheblich.

2.2.1.3 BWA Jahresübersicht/Entwicklungsübersicht

Mit der Jahres- oder Entwicklungsübersicht verfügen Unternehmer und Berater über ein weiteres Kontrollinstrument, das es ermöglicht, die Entwicklung der Erlös- und Aufwandspositionen bis hin zum Einzelkonto zu analysieren. Auch bei dieser Auswertung sind Mengenangaben zur Ergänzung der Informationen möglich und sinnvoll. Die Darstellung kann je nach Softwarehaus eine monatliche oder quartalsweise Zeitreihe umfassen, die durch eine Spalte mit den kumulativen Werten über den gesamten Betrachtungszeitraum abgeschlossen wird (Abbildung 4).

Eine Gegenüberstellung der Jahresübersichten aus mehreren Wirtschafts- oder Kalenderjahren ermöglicht eine weitreichende Analyse der Betriebsentwicklung.

2.2.1.4 3-Jahresübersicht

Im 3-Jahresvergleich wird eine Übersicht über die mittelfristige Entwicklung der Ertrags- und Aufwandskonten dargestellt. Das aktuelle Wirtschafts-/Kalenderjahr wird mit den entsprechenden Werten des Vorjahres und Vorvorjahres verglichen (Abbildung 5). Neben den monetären Werten sind insbesondere auch die Mengenangaben sehr aufschlussreich für die Analyse der mittelfristigen Unternehmensentwicklung.

Durch die Betrachtung eines Zeitraumes von drei Jahren ist es möglich, Tendenzen in der betrieblichen Entwicklung zu erkennen und frühzeitig zu berücksichtigen. Damit rundet die 3-Jahresübersicht die Auswertungen, die grundsätzlich zu den wichtigsten Auswertungen im Hinblick auf das Controlling gezählt werden, ab.

2.2.2 Auswertungen zu Entnahmen und Einlagen

Auswertungen zu Entnahmen und Einlagen sind naturgemäß nur bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften verfügbar, da bei Kapitalgesellschaften keine Privatbereiche vorhanden sind, hier kann die Ergebnisverwendung zu Ausschüttungen an Gesellschafter führen.

Unter Entnahmen werden Zuwendungen an Gesellschafter von Personengesellschaften oder Einzelunternehmer verstanden. Diese können z.?B. in Form von Naturalentnahmen oder Geld erfolgen. Einlagen sind das Gegenteil, nämlich Zuwendungen von Gesellschaftern einer Personengesellschaft an die Gesellschaft oder eines Einzelunternehmers an sein Unternehmen, z.?B. in Form von Nutzungseinlagen von Gebäuden oder dem privaten PKW.

Die Privatentnahmen können dabei neben Geld auch Waren, Erzeugnisse oder sonstige Nutzungen und Leistungen umfassen. Bei Privateinlagen handelt es sich i.?d.?R. um Geldeinlagen oder um sonstige Wirtschaftsgüter, wie z.?B. Gebäude, Flächen, Maschinen etc.

Private Entnahmen und Einlagen wirken sich nicht auf den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens aus, sondern nur auf das Eigenkapital des Unternehmers oder der Gesellschaft. Allerdings haben die Entnahmen bzw. Einlagen einen Einfluss auf die verfügbaren liquiden Mittel (Liquidität).

Aus den Auswertungen zu Entnahmen und Einlagen lassen sich die Höhe und die Form der Privatentnahmen bzw. -einlagen detailliert ablesen. Im Kontext der Liquidität ist diese Auswertung von besonderem Interesse für Banken, da sich das persönliche Entnahmeverhalten des Unternehmers daraus ablesen lässt. Aber auch für den Unternehmer bietet diese Auswertung die Möglichkeit, seine privaten Ausgaben im Überblick zu behalten und ggf. rechtzeitig steuernd eingreifen zu können. Um diese Möglichkeit nutzen zu können, ist es allerdings erforderlich, wie eingangs beschrieben, die Privatentnahmen und -anteile detailliert und möglichst zeitnah zu verbuchen. Bei Nutzung der Vorgaben zum BMEL-Jahresabschluss werden die Entnahmen und Einlagen so gegliedert, dass beeinflussbare und kaum beeinflussbare Entnahmen und auch die Bildung und Auflösung von Privatvermögen, die nur eine Verschiebung von Vermögenspositionen zwischen Unternehmer und Unternehmen bewirkt, erkannt werden können.

Da das private Entnahmeverhalten Auswirkungen auf das Rating eines Unternehmers haben kann, ist es für den Unternehmer empfehlenswert darauf zu achten, dass die gebuchten und ausgewiesenen Privatentnahmen vor allem bei unterjährigen Auswertungen der Realität entsprechen. Die Buchungspraxis, bei unklaren Sachverhalten die Vorgänge auf private Konten zu verbuchen, führt zum Ausweis hoher Privatentnahmen. Diesem Effekt kann der Unternehmer entgegengewirken, indem er zeitnahe Informationen und Erläuterungen an die Buchstellen weitergibt.

2.2.3 Auswertungen zur Liquidität

Auswertungen zur Liquidität sollten auf dem Berechnungsschema des Deutschen Rechnungslegungsstandards 21 basieren, um dem derzeit anerkannten Standard zu entsprechen. Im Rahmen dieser Berechnung werden die folgenden Liquiditätskennzahlen ermittelt:

  • Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit
  • Cashflow aus Investitionstätigkeit
  • Cashflow aus Finanzierungstätigkeit
  • Summe der Cashflows

Die Cashflows zählen für Kreditinstitute zu den wichtigsten Kennzahlen, um die Zahlungsfähigkeit von Darlehensnehmern einschätzen zu können.

Weiterhin sollte die Entwicklung der Zahlungsmittelbestände dargestellt werden.

Bei den Auswertungen zur Liquidität ist zwischen Planungsrechnungen (siehe 2.4.1) und vergangenheitsorientierten Auswertungen zu unterscheiden. Zu den letztgenannten gehören z.?B. Kapitalfluss-BWAs oder Liquiditätsübersichten.

Für Interessierte finden sich weitergehende Informationen zum Finanzcontrolling in der Landwirtschaft in der gleichlautenden DLG-Schrift Band 201.

2.2.4 Auswertungen zu Finanzkonten

Zu den Finanzkonten zählen:

  • Laufende Geschäfts- und Kassenkonten (Scheck, Kasse, Bankguthaben)
  • Darlehenskonten (Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten)
  • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Übersichten zu Finanzkonten zeigen i. d. R. die Entwicklung der einzelnen Finanzkonten über einen bestimmten Zeitraum auf. Die Auswertungen weisen die Veränderungen auf den Konten über den Auswertungszeitraum als absolute Werte und ggf. auch als Prozentwert aus. Insbesondere bei den Darlehenskonten lassen sich die Tilgungsleistungen im Auswertungszeitraum leicht ablesen.

Die Übersicht über die Entwicklung der Finanzkonten stellt somit eine gute Ergänzung zu den Auswertungen zur Liquidität dar, weil sich damit nachvollziehen lässt, auf welchen Einzelkonten sich die Veränderungen bezogen auf die liquiden Mittel vollzogen haben, die im Rahmen der Cashflow-Berechnung saldiert als Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit, Investitionstätigkeit und Finanzierungstätigkeit ermittelt werden.

2.2.5 Rückberichte

Zu den Rückberichten zählen der sogenannte Geldbericht sowie der Natural- und Viehbericht.

2.2.5.1 Geldbericht/Finanzkonten

Der Geldbericht ist eine Auswertung, die im landwirtschaftlichen Umfeld weit verbreitet ist. Der Geldbericht wird i. d. R. genutzt, um Informationen zur Liquidität abzuleiten. Dazu werden auf Basis der Einnahmen und Ausgaben die Bewegungen auf den Finanzkonten ermittelt und die Veränderungen ausgewiesen. Für eine korrekte Berechnung der Liquidität dürfen allerdings nur die Einzahlungen und Auszahlungen berücksichtigt werden, wie dies bei der Kapitalflussrechnung der Fall ist.

Die weite Verbreitung des Geldberichts ist sicherlich damit zu erklären, dass die Software vor etlichen Jahren noch nicht die Leistungsfähigkeit aufwies, wie dies heute der Fall ist. Da die exakte Ermittlung der Liquidität mittels Kapitalflussrechnung sehr aufwendig war und ist, griff man auf eine Näherungsrechnung in Form der vorliegenden Geldberichte zurück.

Selbst wenn der Geldbericht vielfach auch heute noch von Kreditinstituten im Rahmen der Dokumentation angefordert wird, so ist dieser in der vorliegenden Form für Kreditinstitute meist nicht ohne Nachbearbeitung verwendbar. Der Geldbericht liefert nur die Ausgangsdaten. Vielfach werden die Daten in bankinterne Programme übertragen, mit denen mittels Korrekturrechnungen die Cashflows ermittelt werden.

Zwischenzeitlich ist der Geldbericht als Informationsquelle überholt, da nahezu jede Software Liquiditätsberechnungen auf Basis der Kapitalflussrechnung nach dem Deutschen Rechnungslegungsstandard 21 anbietet (siehe 2.2.3). Damit ist eine direkte Ermittlung der Liquidität möglich. Übersichten über die Finanzkonten sind ergänzend ebenfalls verfügbar (siehe 2.2.4).

2.2.5.2 Natural- und Viehbericht

In Hinblick auf das Controlling ist der Natural- und Viehbericht zu einer der wichtigsten Auswertungen im landwirtschaftlichen Bereich zu zählen. Dies gilt insbesondere für die Unternehmer, die sich in der täglichen Arbeit nahezu ständig mit den Daten der Naturalwirtschaft auseinander setzen.

Die Naturalbewegungen, die im Rahmen der landwirtschaftlichen Buchhaltung mit erfasst werden, werden im Natural- und Viehbericht zusammengestellt.

Zu den ausgegebenen Daten im Viehbericht gehören:

  • Zukäufe
  • Geburten
  • Versetzungen
  • Abgänge/Verluste
  • Verkäufe
  • Anfangs- und Endbestände
  • Durchschnittsbestände

Zu den ausgegebenen Daten im Naturalbericht gehören:

  • Zukäufe
  • Erzeugung
  • Verbräuche
  • Saatgut/Dünger
  • Verluste
  • Naturalentnahmen
  • Anfangs-/Endbestände

Ein regelmäßiger Blick auf den Vieh- und Naturalbericht ermöglicht eine schnelle Kontrolle der gebuchten Daten und Naturalbewegungen durch den Unternehmer. Weiterhin eigenen sich diese Daten für das innerbetriebliche Controlling, die Analyse der Leistungsdaten oder als Basis für eine Inventur.

2.2.6 Betriebsflächen

Die Übersicht der Betriebsflächen, zu Anfang des Wirtschaftsjahres, die unterjährigen Flächenveränderungen sowie die Flächen am Ende des Wirtschaftsjahres sind relevant, da sich alle Leistungen des Ackerbaus sowie des Futterbaus auf die Flächen beziehen. Um aussagefähige Kennzahlen und Informationen zu erhalten, sind die korrekten Flächenangaben sowohl bei der Betriebsfläche, besonders aber auch bei den Anbauflächen von großer Bedeutung. Mit diesen Angaben werden die Durchschnittserträge und Durchschnittspreise ermittelt. Wenn die Grunddaten nicht korrekt erfasst sind, werden diese verfälscht dargestellt. 

Die Auswertung zu den Betriebsflächen dient der Kontrolle der hinterlegten Daten.

2.2.7 Summen- und Saldenlisten

Die Summen- und Saldenliste, die gerne auch als SuSa bezeichnet wird, ist eine Auflistung aller bebuchten Konten mit ihren Summen und Salden. Diese Auswertung ist auch mit Vorjahreszahlen verfügbar. Die Summen- und Saldenliste enthält i. d. R. folgenden Angaben:

  • Buchungskonto und Bezeichnung
  • Letze Buchung/Bewegung
  • Eröffnungsbilanzwert (Aktiva/Passiva)
  • Soll/Haben im Auswertungszeitraum
  • Saldo Wirtschaftsjahr

Ergänzend sind folgende Angaben möglich:

  • Saldo Vorjahr
  • Veränderungen absolut/prozentual
  • Mengenangaben

Die Summen- und Saldenliste dient ebenfalls der laufenden Kontrolle durch den Überblick über die Verkehrszahlen seit Beginn des Wirtschaftsjahres bzw. über den gewählten Auswertungszeitraum.
Die Summen- und Saldenliste kann auch als Grundlage für eine Vielzahl von weitergehenden Analysen und Auswertungen genutzt werden, wie z.?B. produktbezogene Auswertungen, Planungs­rechnungen und Soll-Ist-Vergleiche.

2.3 Nur bedingt relevante Auswertungen

Die Buchführungssysteme ermöglichen meist eine Reihe von weiteren Auswertungen, die für das betriebswirtschaftliche Controlling nur bedingt geeignet sind, weil sie entweder sehr auf die Bedürfnisse der Buchstellen und Steuerberatungskanzleien ausgerichtet sind oder weil sie nur jährlich einmalig zur Verfügung stehen.

2.3.1 Kontenschreibung

Unter Kontenschreibung versteht man die Aufzeichnung aller einzelnen Buchungen auf einem Buchungskonto seit Beginn des Wirtschaftsjahres. Die Buchungen werden mit allen erfassten Daten ausgegeben, von der Belegnummer über das Datum, Soll oder Haben, das Gegenkonto, Umsatzsteuer und/oder -Schlüsseln, Kostenstellen, Mengenangaben etc. Bei abweichenden Wirtschaftsjahren werden die Jahresverkehrszahlen der betroffenen Kalenderjahre ausgeben. Zusätzlich wird der Anfangs- der Eröffnungsbilanzwert ausgegeben sowie die Jahres-/Wirtschaftsjahresverkehrszahl und der sich ergebende Saldo (Abbildung 12).

Die Kontenschreibung ist eine Auswertung, die eher von den Mitarbeitern der Steuerberatungskanzleien zur Kontrolle der eigenen Arbeit eingesetzt wird. Die Zusammenstellung der Einzelbuchungen je Konto ermöglicht das schnelle Auffinden von nicht plausiblen Buchungen.

Für den Unternehmer ist die Kontenschreibung nur in Einzelfällen relevant, wenn z.?B. die Zusammensetzung eines Kontensaldos nicht nachvollziehbar ist und im Detail betrachtet werden soll (z.?B. Sonstige Konten mit großen Salden, Konten zu Reparaturkosten etc.). Weiterhin sind für den Unternehmer punktuelle Betrachtungen von Einzelbuchungen meist weniger aussagekräftig, als Durchschnittsdaten, die sich aus mehreren Einzelbuchungen ergeben.

Berater nutzen die Kontenschreibung, um sich über den Saldo auf den einzelnen Konten ­hinaus bei nicht plausiblen Werten Informationen über die zugrundeliegenden Einzelbuchungen zu verschaffen.

2.3.2 Anlagenzugänge und -Verkäufe

Auch eine Auswertung zu den Anlagenzugängen und -verkäufen wird der Praktiker nur sporadisch zu Kontrolle heranziehen. Hier kann es nur darum gehen, die gebuchten Daten auf Vollständigkeit zu prüfen.

2.3.3 Auswertungen zum Jahresabschluss

Grundsätzlich soll der Jahresabschluss zeigen, wie erfolgreich ein Unternehmen während der abgeschlossenen Rechnungslegungsperiode war. Als Ziele und Aufgaben des Jahresabschlusses können im Einzelnen genannt werden:

  • Feststellung und Kontrolle des Erfolgs und dessen Ursachen durch Darstellung des Verbrauchs und der Produktion von Gütern und Diensten (Aufwendungen und Erträge)
  • Feststellung und Kontrolle des Vermögens, der Verbindlichkeiten sowie deren Veränderungen
  • Feststellung und Kontrolle der Liquidität
  • Nachweis über Ausgaben und Einnahmen gegenüber externen Interessenten
  • Ermittlung und Aktualisierung von Ausgangsdaten für die Planung
  • Bereitstellung von Daten für Unternehmensvergleiche und Statistiken
  • Ermittlung der Bemessungsgrößen für Investitionen, Steuern und Ausschüttungen

Aus den unterschiedlichen Anforderungen haben sich drei Arten von Jahresabschlüssen entwickelt:

  • Steuerlicher Jahresabschluss
  • BMEL-Jahresabschluss
  • Handelsrechtlicher Jahresabschluss

Nachfolgend werden die drei Arten der Jahresabschlüsse mit ihren Besonderheiten dargestellt.

2.3.3.1 Steuerlicher Jahresabschluss

Das Motiv des steuerlichen Jahresabschlusses liegt in der Optimierung der Steuerlast für den Unternehmer. Der ausgewiesene Gewinn ist das Ergebnis der gestaltenden Beratung im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten. Auf dieser Grundlage bemisst sich dann die Steuerlast für den Unternehmer.

Obwohl die Struktur und der Aufbau des steuerlichen Jahresabschlusses dem des betriebswirtschaftlichen Jahresabschlusses (BMEL-Jahresabschluss) entspricht, ist das Ergebnis des steuerlichen Jahresabschlusses durch die konsequente Anwendung von steuerlichen Wahlrechten oftmals nicht mehr als Grundlage für betriebswirtschaftliche Entscheidungen geeignet. Die realen Unternehmensleistungen werden durch die steuerlichen Wahlrechte verschleiert.

Aus diesem Grund hat der betriebswirtschaftliche Jahresabschluss in Form eines BMEL-Jahresabschlusses mit Ergänzungsrechnung für die Bewertung des Feldinventars oder ein handelsrechtlicher Jahresabschluss für Zwecke der Unternehmensführung und -steuerung höhere Relevanz.

2.3.3.2 BMEL-Jahresabschluss

Der BMEL-Jahresabschluss ist eine Besonderheit der Landwirtschaft, des Weinbaus, des Gartenbaus und der Fischerei. Die Grundlagen ergeben sich aus den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben für die Erstellung von Jahresabschlüssen. Darüber hinaus regeln die „Ausführungsanweisungen zum BMEL-Jahresabschluss“ die Erstellung des BMEL-Jahresabschlusses mit allen Teilauswertungen und Anlagen.

Der BMEL-Jahresabschluss soll als „einheitliche Datengrundlage für Betriebsvergleiche, für die Beratung, für den Agrarbericht und für die Statistik“ dienen (BMEL-Ausführungsanweisungen, April 2015).

Der BMEL-Jahresabschluss enthält viele branchentypische Teilauswertungen, die durchaus sehr gut für das betriebswirtschaftliche Controlling geeignet sind. Allerdings wird der Jahresabschluss, wie es der Name bereits darlegt, nur einmal jährlich erstellt. Für das laufende Controlling kommen die Ergebnisse des Abschlusses somit meist viel zu spät, um schnell auf Abweichungen reagieren zu können. Oftmals ist das folgende Wirtschaftsjahr schon wieder fast abgelaufen, bevor der Jahresabschluss vorliegt.

Die enthaltenen Teilauswertungen umfassenden die wesentlichen Bereiche eines landwirtschaftlichen Betriebes, so dass der Jahresabschluss als umfängliche Auswertung bezeichnet werden kann. Eine Übersicht über die Teilauswertungen ist der Abbildung 13 mit dem Inhaltsverzeichnis der Ausführungsanweisungen zu entnehmen.

2.3.3.3 HGB-Jahresabschluss

Die Erstellung der Handelsbilanz ist für juristische Personen sowie Personenhandelsgesellschaften, die auch in der Landwirtschaft vorkommen, laut Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtend.

Zahlenmäßig ist die Anzahl der erstellten Handelsrechtlichen Jahresabschlüsse von untergeordneter Bedeutung. Er kommt vor allem bei den gesetzlichen Anforderungen an die Hinterlegung und Offenlegung zum Einsatz.

Im Kontext der Konsolidierung von Jahresabschlüssen für landwirtschaftliche Unternehmensgruppen kommt dem HGB-Jahresabschluss eine besondere Bedeutung zu. Er empfiehlt sich, da er unabhängig von der Einkunftsart ist und die Ansatz- und Bewertungsmöglichkeiten, im Gegensatz zum betriebswirtschaftlichen Bewertungsansatz, durch das HGB gesetzlich geregelt sind.

Da das Ergebnis des HGB-Abschlusses dem betriebswirtschaftlichen Ergebnis entspricht und der Abschluss frei von steuerlichen Ansatz- und Bewertungsmöglichkeiten ist, ist dieser Jahresabschluss die optimale Basis für eine Konsolidierung.

2.4 Zusätzlich zur Verfügung stehende Auswertungen

Die meisten Buchführungssysteme stellen weitere Module mit den dazu gehörenden Auswertungen zur Verfügung, mit denen die Daten der Buchführung für das laufende Controlling nachgenutzt werden können und damit als Grundlage für betriebliche Entscheidungsprozesse dienen können. Zu diesen Modulen gehören die Liquiditätsplanung, die Gewinnvorausschauplanung sowie Leistungs- und Kostenrechnung.

Da die DLG zum Thema Liquidität und auch zur Kostenrechnung mit Ihren Schriften „Finanzcontrolling in der Landwirtschaft“, DLG-Band 201 und „Die neue Betriebszweigabrechnung“, DLG-Band 197, zwei ausführliche Schriften zu diesen Themen veröffentlicht hat, soll an dieser Stelle auf die weiterführende Literatur verwiesen werden.

3. Schluss

Eine effiziente Organisation der Buchhaltung ist für eine optimale Betriebsführung unerlässlich. In der Praxis ist dabei festzustellen, dass nützliche und sinnvolle Auswertungen zum Teil aus Unkenntnis nicht genutzt werden. Landwirte und ihre Steuerberater sind aufgefordert, auch in Abstimmung mit betriebswirtschaftlichen Beratern die Buchführung so zu strukturieren, dass ein größtmöglicher Nutzen entsteht. Bedingend mit einer vollständigen Übermittlung des Buchungsstoffes über eine zeitnahe Verbuchung und der Nutzung von abgestimmten Auswertungen aus der Buchhaltung gelingt es, die Buchführung als Steuerungssystem zu nutzen, um den Betriebserfolg zu optimieren. Nur so lassen sich die steigenden Anforderungen an Unternehmensgröße und -komplexität, an steigende Investitionsvolumen, an Transparenz der Unterlagen und vor allem an das Controlling bewältigen.

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