DLG e.V. - DLG-Merkblatt 366: Dokumentenmanagement in der Landwirtschaft

DLG-Merkblatt 366: Dokumentenmanagement in der Landwirtschaft

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Elektronisches Dokumentenmanagement in der Landwirtschaft

Büroarbeit gehört bei vielen Landwirten nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen. Dokumente und Belege abheften und für die gesetzlich vorgeschriebenen 10 Jahre sicher aufzubewahren, erfordert ein strukturiertes Ablagesystem inklusive Vorsorge für den Notfall. Sachverhalte müssen im Ernstfall auch in Abwesenheit des für die Ablage Zuständigen schnell zu klären sein.

Wenn im Krankheitsfall die Ehefrau oder andere Mitarbeiter für den Betriebsleiter einspringen müssen, sollten sie schnell nachvollziehen können, welche Dinge wann angeschafft wurden, welche Kredite bedient werden müssen und mit welchen Lieferanten oder Abnehmern zu welchen Konditionen Verträge abgeschlossen wurden. Im Notfall reicht es nicht mehr zu sagen „das habe ich alles im Kopf oder in der Schublade“. Es muss für andere nachvollziehbar sein, nach welchem System die Archivierung erfolgt ist.

Bei Bedarf müssen auch Rechnungen oder Belege zugänglich sein, die bei der Buchstelle oder dem zuständigen Steuerberater abgegeben wurden. Insbesondere im Fall einer Hofübergabe muss die gesamte Betriebsführung plausibel nachvollzogen werden können.

Der DLG-Ausschuss für Arbeitswirtschaft und Prozesstechnik rät daher zur Anschaffung einer Software für das elektronische Dokumentenmanagement. Im Idealfall sollte diese Investition den Kauf eines elektronischen Scanners beinhalten, so dass Rechnungen und Belege gleich nach dem Öffnen der Post elektronisch erfasst und abgelegt werden können.

Für Software, Scanner und eine einführende Schulung fallen einmalige Anschaf-fungskosten von rund 1.000 EUR (inkl. MwSt.) an, die sich aber bereits nach kurzer Zeit bezahlt machen.

Einhergehend mit einer klaren Struktur für die Ablage und einer sinnvollen Verschlagwortung der Dokumente (Rechnungen, Belege, Korrespondenz, Notizen etc.) wird so sichergestellt, dass alle relevanten Dokumente per Stichwortsuche schnell und einfach zu finden sind.

Weiterer Vorteil einer softwaregestützten elektronischen Archivierung ist eine Termin- und Versionskontrolle sowie die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten. Dies ist insbesondere wichtig für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, nach denen eine nachträgliche Änderung von Schriftstücken nachvollziehbar zu sein hat.

Wird ein elektronisches Dokumentenmanagement auf dem landwirtschaftlichen Betrieb eingesetzt, so ist im Fall einer Betriebsprüfung der Zugriff zu gewährleisten. Denn seit dem 01.01.2002 haben die Finanzbehörden das Recht, elektronische Steuerprüfungen durchzuführen. In diesem Fall müssen auch originär elektronisch steuerliche relevante Daten (z. B. bestimmte E-Mails, elektronische Rechnungen, etc.) in strukturierter Form für die Steuerprüfung verfügbar gemacht werden. Dieser Pflicht nachzukommen stellt viele Unternehmen und ihre steuerlichen Berater noch vor erhebliche Probleme. Viele sind sich des Umfangs ihrer Pflichten nicht bewusst und Fragen der korrekten Umsetzung und technischen Handhabung sind oft unklar. Deshalb sollte bei der Anschaffung einer entsprechenden Software darauf geachtet werden, dass die gesetzlichen Vorgaben erfüllbar sind.

Eine elektronische Dokumentenablage erleichtert aber nicht nur das Auffinden von Dokumenten und Belegen. Die Vergabe von Schlagworten zu allen abgelegten Schriftstücken bringt insgesamt eine klare Systematik in die Ablagestruktur. Dies bietet neben mehr Transparenz und einer verlässlichen Vorsorge für eine unvorhergesehene Abwesenheit des für die Ablage Verantwortlichen auch die Möglichkeit, für den privaten Bereich wichtige Unterlagen und Termine sinnvoll zu verwalten. Ob nun die Bestellnummer eines Keilriemens oder die Einladung zum Polterabend benötigt wird; mit einem elektronischen Dokumentenmanagement ist die Suche in wenigen Sekunden erledigt. Komfortable Suchfunktionen ermöglichen ein schnelles Auffinden der entsprechenden Geschäftsvorfälle, die direkt aus dem System heraus gedruckt oder per E-Mail verschickt werden können. Im Gespräch mit Kunden oder Lieferanten wird, auch am Telefon, durch schnelles Auffinden aller für einen Geschäftsvorfall relevanten Daten oder Dokumente ein professionelles Auftreten unterstützt.

Die Dokumentenmanagementprogramme unterstützen in der Regel alle gängigen Office-Anwendungen (z. B. Microsoft Office, Open Office …) und bieten Schnittstellen zu Standardanwendungen wie beispielsweise der Lohnbuchhaltung oder Buchführung. Bereits vorhandene Dokumente können auch bei geringen Vorkenntnissen einfach in das System eingepflegt werden.

Die Vergabe von Zugriffsrechten (z. B. vom Betriebsleiter an Mitarbeiter) ermöglicht zudem, alle Daten in einem System zu halten, auf dass mehrere Anwender in unterschiedlichem Umfang zugreifen können. Wird eine entsprechende Software für das elektronische Dokumentenmanagement für ein größeres Unternehmen angeschafft, sollte die Netzwerkfähigkeit sichergestellt werden.

Bei konsequenter systematischer Ablage aller ein- und ausgehenden Dokumente sollten die entsprechenden Belege in wenigen Sekunden zu finden sein, unabhängig von ihrem Speicherort. Elektronisches Dokumentenmanagement erleichtert dabei nicht nur die gezielte Suche nach Information, sondern prägt das Ablagesystem durch eine logische Struktur. Damit wird eine wichtige Voraussetzung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und für ein dynamisches Betriebsmanagement geschaffen.

„Wer suchet der findet“ lautet eine Volksweisheit. „Wer elektronisch sucht, der findet schneller“ könnte die moderne Übersetzung lauten.

Autoren:

- Dipl.-Ing. agr. Torsten Rielich, LAND-DATA GmbH
- Ebba Schiel M.A., LAND-DATA GmbH

Unter Mitwirkung der Mitglieder des
Ausschusses Arbeitswirtschaft und Prozesstechnik.

Kontakt

Michael Biallowons
Servicebereich Marketing und Mitglieder
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